Vzemimo hotel s 60 sobami na Bledu: poleti petdeset zaposlenih, pozimi dvajset. Povpraševanja za rezervacije prihajajo na en sam naslov, ki se odpira samo na računalniku na recepciji, ponudbe za skupine vodja prodaje pošilja s svojega zasebnega Gmaila, vsak novi sezonski delavec pa geslo predhodnika izve z listka. Sejna soba se rezervira v zvezku. Lani so nekateri gostje prejeli lažno potrditev rezervacije, ki je bila videti kot sporočilo hotela, a z drugim IBAN-om. Slika ni značilna samo za hotele; podobno se e-pošta sama od sebe razraste v številnih malih podjetjih. Pravilno postavljena poslovna e-pošta vsakomur da osebni naslov na domeni podjetja, uredi skupne nabiralnike, v katerih ekipe delajo skupaj, ter na enem mestu zbere koledarje in rezervacije sob ali vozil. Predvsem pa zaščiti vašo domeno, da v vašem imenu ne more pisati nihče drug. Ko zaposleni odide, sporočila ne odidejo z njim, temveč ostanejo podjetju.
Ali Microsoft 365 ali Google Workspace, odločajo vsakdanje navade vaše ekipe. Spodnje točke pa so del dela na obeh platformah.
Preden zapišemo SPF, DKIM in DMARC, ugotovimo, kdo vse danes pošilja pošto v imenu vaše domene: računovodski program, orodje za novičnike, spletni obrazec, rezervacijski sistem, ERP, ki pošilja račune, večnamenski tiskalnik. Sicer prav ta sporočila kasneje končajo med vsiljeno pošto.
Naslovi, ki jih spremlja več ljudi, na primer info@, rezervacije@ ali narocila@, s skupno zgodovino in vidnim podatkom, kdo je odgovoril na katero sporočilo. Nihče se ne prijavlja z geslom drugega.
Koledarji ekip, prosto-zasedeno v vabilih, povezave za Teams ali Google Meet ter viri za rezervacijo, kot so sejna soba, službeni avto ali izposojeni prenosnik.
Iz nabiralnikov pri ponudniku gostovanja, iz Gmaila ali z vašega poštnega strežnika preselimo vsa sporočila z mapami in prilogami. Prihajajoča pošta se medtem ne ustavi.
Pravila, da sporočila ne izginejo, ko nekdo izprazni koš. Koristijo pri reklamacijah, sporih in sporočilih, ki imajo vlogo dokumenta. Ne nadomestijo arhiva dokumentov z dokazno vrednostjo, zavarujejo pa vsakdanjo korespondenco.
E-pošta in koledar na službenih ali osebnih telefonih, upravljana z Intune: zaklep zaslona, šifriranje in pri izgubi naprave oddaljeni izbris samo službenih podatkov.
Računi v Entra ID ali imeniku Google, obvezen drugi faktor in stalen postopek za uvajanje in odhod, ki deluje tudi pri velikem številu kratkotrajnih zaposlitev.
Pri ekipi z deset do trideset ljudmi je prehod navadno končan v enem do dveh tednih, pri tem pa se ne izgubi niti eno sporočilo.
Kdo uporablja kateri naslov, kateri vzdevki in domene obstajajo, kje in koliko je stare pošte ter katera pravila hrambe veljajo v vaši panogi.
Platforma, računi, skupine, skupni nabiralniki, pravila hrambe in večfaktorska prijava so pripravljeni; spremembe DNS so zapisane, a še niso aktivne.
Stara pošta se kopira v ozadju, zapis MX zamenjamo pozno popoldne. Naslednje jutro zadnja sinhronizacija prinese še sporočila, ki so medtem prišla k staremu ponudniku.
Outlook in telefone nastavimo na daljavo, izvedemo polurno predstavitev na videoklicu in delimo kratka navodila na dveh straneh.
Lažni račun se začne pri domeni brez DMARC. Brez te zaščite lahko kdor koli pošlje sporočilo, ki je videti, kot da prihaja iz vašega računovodstva ali z recepcije, z verodostojnim računom in novim IBAN-om. DMARC zaostrujemo postopoma: najprej samo opazovanje, nato karantena sumljivih sporočil in na koncu zavrnitev. Tako ustavimo ponarejanje, vaše legitimne pošiljke, kot so novičnik ali potrditve rezervacij, pa ostanejo na poti.
Če ekipa veliko dela v Excelu, Teams ali Business Central, je Microsoft 365 pogosto bolj naravna izbira. Če skoraj vse teče v brskalniku in vam je najpomembnejša preprostost, je Google Workspace dobra možnost. Upravljamo obe in skupaj preverimo, kaj vaš paket ponuja glede lokacije shranjevanja podatkov.
Seveda. Domena ostane pri vašem registrarju, mi spremenimo le potrebne zapise DNS. Če je domena še vedno na računu nekdanje agencije, jo skupaj z vami prenesemo, da je registrirana na vaše podjetje.
Microsoft ponuja licence za zaposlene na terenu (frontline), ki delajo predvsem s telefona ali na skupnih napravah; za recepcijo, gospodinjstvo ali strežno osebje so lahko primerne. Ali zadoščajo, presodimo glede na to, kaj ljudje dejansko potrebujejo. Skupni nabiralniki, kot je info@, praviloma ne potrebujejo ločene licence, dokler ostanejo znotraj omejitve prostora, ki jo določa proizvajalec.
Zadnji delovni dan račun zapremo, nabiralnik pa spremenimo v skupni nabiralnik, ki ga lahko prevzame naslednik. Da je to skladno z GDPR in ZDR-1, mora biti pravilo vnaprej zapisano v pravilniku o uporabi e-pošte, zaposleni pa morajo biti o njem obveščeni. Besedilo naj pregleda vaš pravnik.
Da. Nove račune, odhode, težave z dostavo, varnostne preglede in spremembe licenc urejamo po 50 € na uro + DDV ali v paketu Start, Business ali Premium, od ponedeljka do petka, 9.00-17.00 (srednjeevropski čas).
Koliko ljudi potrebuje nabiralnik in kje je vaša pošta danes? S temi podatki vam pošljemo predlog platforme, načrt prehoda in strošek licenc.
Vaše povpraševanje je prispelo
Oglasimo se najpozneje naslednji delovni dan. Če ste prijavili okvaro, zaradi katere ekipa ne more delati, jo pogledamo najprej.
Tega kraja ni na seznamu. Preverite zapis ali izberite najbližje večje mesto. Ker vse delo opravimo na daljavo, je storitev povsod po Sloveniji enaka.
