Obvestilo velja za spletno stran apply.si, obrazec za povpraševanje in sporočila, ki jih pošljete na naslove @apply.si. Ne velja za podatke, ki jih obdelujemo v sistemih strank po njihovem naročilu, na primer pri upravljanju strežnika ali okolja Microsoft 365. Tam je upravljavec podjetje stranke, Apply pa deluje kot obdelovalec na podlagi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov.
Upravljavec
Upravljavec vaših osebnih podatkov je družba, ki pod znamko Apply upravlja spletno stran apply.si. Družba ima sedež zunaj Evropske unije, a ker storitve ponuja osebam in podjetjem v Sloveniji in drugih državah EU, pri obdelavi upošteva GDPR in ZVOP-2.
- Naziv - Apply LLP, ki jo zastopa direktor Andrey Vasin
- Naslov - Bukhar Zhyrau Boulevard 62B, 050057 Almaty, Kazahstan
- Identifikacijska številka (BIN) - 220540005599, identifikacijska številka podjetja v Kazahstanu
- Kontakt za varstvo podatkov - office@apply.si
- Predstavnik v EU po GDPR - [določi se: ali in kateri predstavnik v Evropski uniji je imenovan, njegov naziv, naslov in kontakt]
Sporočila o osebnih podatkih, ki prispejo na office@apply.si, obravnava sodelavec, zadolžen za varstvo podatkov. Drugi pravni podatki so na strani Pravno obvestilo.
Katere podatke obdelujemo
Zahtevamo le podatke, ki jih res potrebujemo, da vam odgovorimo ali izpolnimo pogodbo. Prek spletne strani ne zbiramo podatkov iz osebnih dokumentov, podatkov o zdravju ali drugih posebnih vrst osebnih podatkov. Stran ni namenjena otrokom. Podatke pridobimo neposredno od vas, prek obrazca, e-pošte ali videoklica.
- Obrazec za povpraševanje - ime in priimek, kontakt, na katerega želite odgovor, izbrana tema in besedilo sporočila.
- Tehnični podatki ob oddaji - stran, s katere ste obrazec poslali, naslov IP in identifikator brskalnika (user agent). Z njimi izločamo neželena sporočila in prepoznamo zlorabe.
- Poslovno razmerje - imena in kontakti kontaktnih oseb pri stranki, podatki za račun in dopisovanje o pogodbi.
- Zahtevki za podporo - opis težave, zgodovina zahtevka in zapiski inženirjev o opravljenem delu.
- Plačila posameznikov - znesek, datum in referenca plačila. Podatke o kartici obdeluje ponudnik plačilnih storitev, Apply jih ne prejme.
Gesel ne pišite v obrazec ali v običajno e-pošto. Dostopne podatke do vaših sistemov si izmenjamo le po šifriranem kanalu, o katerem se prej dogovorimo.
Za kaj podatke uporabljamo
- Za odgovor na vaše povpraševanje in pripravo ponudbe.
- Za sklenitev in izvajanje pogodbe z vami ali vašim podjetjem.
- Za vodenje zahtevkov za podporo in sledljivo dokumentiranje opravljenega dela.
- Za izdajo računov in izpolnjevanje davčnih in računovodskih obveznosti.
- Za zaščito spletne strani pred neželenimi sporočili, roboti in napadi.
- Za uveljavljanje, izvajanje ali obrambo pravnih zahtevkov, če pride do spora.
Ne izdelujemo profilov, ne sprejemamo avtomatiziranih odločitev, ki bi imele za vas pravne ali podobno pomembne učinke, in vam brez vaše privolitve ne pošiljamo oglasnih sporočil.
Pravne podlage in roki hrambe
Vsak namen temelji na eni od pravnih podlag iz GDPR in ima svoj rok hrambe. Ko rok poteče in ni več zakonske obveznosti hrambe, podatke izbrišemo ali anonimiziramo.
| Namen | Pravna podlaga | Rok hrambe |
|---|---|---|
| Odgovor na povpraševanje po obrazcu ali e-pošti | Ukrepi pred sklenitvijo pogodbe na vašo zahtevo oziroma naš zakoniti interes, da odgovorimo na prejeto sporočilo | Dokler traja obravnava povpraševanja in morebitna dodatna vprašanja oziroma do vašega ugovora |
| Izvajanje pogodbe in podpora | Izvajanje pogodbe | Med trajanjem pogodbe in po njej, dokler lahko nastanejo zahtevki iz pogodbe |
| Računi in računovodske listine | Zakonska obveznost upravljavca | Toliko časa, kot zahtevajo predpisi o hrambi računovodskih listin |
| Varnost strani in preprečevanje zlorab | Zakoniti interes za zaščito spletne strani | Naslov IP in user agent le toliko, kolikor je treba za odkrivanje in preiskavo zlorabe |
| Nastavitve v brskalniku | Nujno za delovanje strani | Dokler jih sami ne izbrišete v brskalniku |
Piškotki in lokalna shramba brskalnika
Na apply.si ni analitičnih orodij, oglasnih pikslov ali sledilnih piškotkov. Stran uporablja le tehnično nujne piškotke: sejni piškotek in varnostni piškotek, ki obrazec ščiti pred napadi CSRF. Brez njiju povpraševanja ni mogoče poslati, oba pa se izbrišeta ob koncu seje. Za take piškotke ZEKom-2 privolitve ne zahteva, o njih pa vas vseeno obveščamo.
Poleg tega stran v lokalno shrambo brskalnika (localStorage) zapiše tri nastavitve: izbrano regijo, svetlo ali temno temo in podatek, da ste obvestilo o piškotkih že videli. Te vrednosti se ne pošiljajo na naš strežnik, v nastavitvah brskalnika pa jih lahko kadar koli izbrišete. Če bi se kdaj odločili za analitiko, bomo najprej posodobili to obvestilo in vas prosili za privolitev.
Komu podatke posredujemo
Podatkov ne prodajamo in jih ne uporabljamo za oglaševanje. Dostop imajo le ponudniki storitev, brez katerih ne moremo delati. Kot obdelovalci so pogodbeno zavezani k našim navodilom.
- Gostovanje - upravlja strežnik, na katerem teče stran in se shranjujejo povpraševanja. Podatki o ponudniku so na strani Pravno obvestilo.
- E-pošta - zagotavlja naslove @apply.si in hrani dopisovanje s strankami in potencialnimi strankami.
- Storitev za obvestila - ime, kontakt, temo in besedilo povpraševanja posreduje v aplikacijo za hitro sporočanje, da ekipa takoj izve za novo povpraševanje. Ponudnik te aplikacije lahko podatke obdeluje tudi zunaj EU; glejte razdelek o prenosu v tretje države.
- Ponudnik plačilnih storitev - izvede plačila posameznikov s kartico in podatke o kartici obdeluje na lastno odgovornost.
- Pristojni organi in sodišča - le kadar to zahteva zakon, na primer na zahtevo davčnega organa ali sodišča.
Prenos v tretje države
Odkrito povemo: Apply LLP ima sedež v Kazahstanu, ekipa dela porazdeljeno in del sodelavcev do podatkov dostopa z lokacij zunaj EU, tudi nekatere uporabljene storitve so lahko zunaj EU. Vaši osebni podatki se zato lahko obdelujejo zunaj Evropskega gospodarskega prostora, kar je po GDPR prenos v tretjo državo.
Evropska komisija za Kazahstan ni sprejela sklepa o ustreznosti. Prenos zato lahko temelji le na ustreznih zaščitnih ukrepih, ki jih predvideva GDPR, na primer na standardnih pogodbenih klavzulah Evropske komisije, ali v omejenih primerih na izjemi, kadar je prenos nujen za izvajanje pogodbe z vami ali za ukrepe pred njeno sklenitvijo na vašo zahtevo. Podrobnosti se trenutno usklajujejo: [določi se: mehanizem prenosa (standardne pogodbene klavzule ali drugo), države prenosa in kategorije prejemnikov]. Tehnično uporabljamo šifrirane povezave, osebne uporabniške račune in večfaktorsko prijavo. Kopijo uporabljenih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na office@apply.si.
Varnost in izbris
Ko podatkov ne potrebujemo več za noben od navedenih namenov in ni posebnega roka hrambe, jih izbrišemo ali anonimiziramo tako, da jih ni več mogoče povezati z nikomer.
- Do podatkov dostopajo le osebe, ki jih potrebujejo za svoje delo.
- Uporabljamo osebne račune in večfaktorsko prijavo povsod, kjer sistem to omogoča.
- Povezave so šifrirane, varnostne kopije hranimo ločeno od produkcijskega sistema.
- Če pride do kršitve varstva osebnih podatkov, ki bi lahko ogrozila vaše pravice, jo v 72 urah od seznanitve prijavimo Informacijskemu pooblaščencu, prizadete osebe pa obvestimo brez nepotrebnega odlašanja, kadar je tveganje veliko.
Vaše pravice
Po GDPR in ZVOP-2 imate kot posameznik, na katerega se podatki nanašajo, te pravice:
- Pravico do dostopa: izvedeti, ali vaše podatke obdelujemo, in dobiti njihovo kopijo.
- Pravico do popravka netočnih ali nepopolnih podatkov.
- Pravico do izbrisa, kadar so za to izpolnjeni pogoji.
- Pravico do omejitve obdelave.
- Pravico do prenosljivosti podatkov, ki ste nam jih posredovali.
- Pravico do ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu.
- Pravico do pritožbe pri nadzornem organu.
Zahtevo pošljite na office@apply.si, po možnosti z e-poštnega naslova, ki ga že poznamo, in navedite, katero pravico uveljavljate. Če utemeljeno dvomimo o vaši identiteti, lahko zahtevamo dodatne podatke. Odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu, praviloma brezplačno; pri zapletenih zahtevah se rok lahko podaljša, o čemer vas obvestimo v prvem mesecu.
Če menite, da vaše podatke obdelujemo nezakonito, se lahko pritožite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije ali pri nadzornem organu v državi članici EU, v kateri živite ali delate.
Računov in računovodskih listin ne moremo izbrisati pred iztekom zakonskega roka hrambe, tudi če to zahtevate. Do takrat dostop do njih omejimo in jih uporabljamo le za izpolnjevanje zakonskih obveznosti, po izteku roka pa jih uničimo.
Kontakt glede osebnih podatkov
Vprašanja o tem obvestilu ter zahteve za informacije, popravek ali izbris pošljite na office@apply.si. Naslov spremljamo od ponedeljka do petka med 9.00 in 17.00 (srednjeevropski čas). Druge poti do nas so na strani Kontakt.