Področje 17 · Programska oprema in izobraževanja

Programska oprema in licence

Recimo, da vodite računovodski servis v Ljubljani z osemnajstimi zaposlenimi. Vsi imajo enak paket Microsoft 365, čeprav polovica dela samo v brskalniku. Adobe Acrobat Pro plačujete za vseh osemnajst, PDF-je pa podpisujejo trije. Datoteke s strankami si izmenjujete hkrati prek OneDrive in Dropboxa, dva sodelavca imata še zasebno naročnino na orodje za zapiske, licenca študentke, ki je odšla spomladi, pa se še vedno obračunava. Nihče ni naredil nič narobe, stvari so se nabrale same. Skupaj z vami pogledamo, kdo kaj zares uporablja, in predlagamo, kaj ostane, kaj se zmanjša in kaj odpade. Licence nato kupite sami, na ime podjetja, pri proizvajalcu ali pri svojem ponudniku. Mi jih dodelimo, nastavimo in redno preverjamo, vse na daljavo. Licenc ne preprodajamo in provizij ne prejemamo.

Pošljite povpraševanje Oglejte si storitve

storitvi na tem področju

0 %

provizij, ker licenc ne preprodajamo

1 seznam

vse naročnine z zneski in datumi podaljšanja

Na daljavo

dodelitev, nastavitev in redni pregled

Ena storitev za razvijalce, druga za skrbnike sistemov

Kdor piše kodo, potrebuje repozitorij, cevovod in varen prostor za ključe. Kdor skrbi za prenosnike in strežnike, potrebuje popis, nadzor in sistem zahtevkov. Pri obeh storitvah mimogrede pregledamo tudi licence Microsoft 365, ker se tam skoraj vedno najde kaj odvečnega.

Pošljite povpraševanje

Orodja za razvijalce

Za majhne razvojne ekipe in podjetja, ki jim kodo pišejo samostojni podjetniki. GitHub ali GitLab na ime podjetja, samodejna gradnja in objava, upravljalnik skrivnosti, pregled odprtokodnih licenc in jasna pravila za pomočnike UI. Če kupec zahteva gostovanje kode v EU, poiščemo ustrezno možnost.

Orodja za IT ekipe

Za IT oddelke z enim do tremi ljudmi. Popis opreme, ki se osvežuje sam, upravljanje prenosnikov in tablic z Intune, sistem zahtevkov, nadzor ključnih storitev in skupni upravitelj gesel. Popis sredstev je hkrati dobra podlaga za pripravo na ISO 27001 in NIS2.

Pet razlogov, da je račun za programsko opremo previsok

Pregled licenc je eden redkih IT projektov, pri katerem ne spremenimo nobenega sistema, prihranek pa je viden že na naslednjem računu. Spodnje vzorce najdemo v zobozdravstveni ordinaciji enako kot v kovinski delavnici ali spletni trgovini.

Računi ljudi, ki jih ni več

Odhod povežemo z odvzemom licence. Študentsko delo se konča, pogodba za določen čas poteče, licenca in poštni predal pa ostaneta. Strošek se nabira, odprt račun pa je vabilo za napadalca.

Najdražji paket za vsakogar

Paket določi delo, ne položaj. V ordinaciji sestra na sprejemu uporablja koledar in e-pošto, zdravnik pa potrebuje šifrirano izmenjavo dokumentov. Paket Basic, Standard ali Premium izberemo za vsako skupino posebej.

Dve orodji za isto delo

Izberemo eno in drugo ukinemo. Teams in Zoom, OneDrive in Dropbox, dve orodji za podpisovanje. Vsako ima svojo naročnino, svojo kartico in svoje mesto, kjer se lahko izgubi dokument.

Preizkusi, ki postanejo naročnine

Nove naročnine gredo skozi en vhod. Brezplačen preizkus se po štirinajstih dneh spremeni v plačljiv paket na nečiji kartici. Dogovorimo preprost postopek, kako se novo orodje odobri, in vodimo koledar podaljšanj.

Programi brez veljavne licence

Uredimo licenco ali poiščemo zakonito nadomestilo. Stara kopija programa za risanje, ki jo je nekdo prinesel z doma, je lahko poceni do dne, ko proizvajalec pošlje vabilo k reviziji.

Pri Microsoft 365 ne odloča le, koliko licenc imate, ampak tudi, kdaj jih spremenite. Pri naročninah z letno zavezo je število uporabnikov praviloma mogoče zmanjšati samo kratek čas po nakupu ali ob podaljšanju. Hotel na Bledu, ki maja doda petnajst licenc za sezonske sodelavce z letno zavezo, jih bo plačeval tudi pozimi, ko teh ljudi ni več. Pri sezonskih nihanjih je zato pogosto smiselno del licenc imeti na mesečni naročnini. Datume podaljšanja vodimo za vsako naročnino posebej, pogoje pa vsakič preverimo pri proizvajalcu ali vašem ponudniku, ker se občasno spreminjajo.

Pregled licenc v štirih korakih

Delamo v skrbniškem središču Microsoft 365 in na portalih drugih proizvajalcev, s pravicami, ki jih dodelite vi in jih po koncu dela tudi odvzamete. Zaposleni pri svojem delu ne opazijo ničesar.

Izvoz in izpiski

Iz portalov izvozimo dodeljene licence in podatke o rabi, iz izpiskov kartic in računov pa poiščemo naročnine, ki jih nihče ni prijavil IT-ju.

Profili uporabnikov

Zaposlene razdelimo v nekaj skupin po načinu dela in za vsako predlagamo paket. Odkrito napišemo, kaj z manjšim paketom izgubite, na primer upravljanje naprav ali arhiv e-pošte.

Naročilo in preklop

Naročilo oddate sami po seznamu, ki ga pripravimo. Preklop načrtujemo ob datumu podaljšanja, tako da nihče ne ostane brez dostopa in nič ne plačate dvakrat.

Četrtletni pregled

Prihode in odhode uredimo sproti, vsake tri mesece pa dobite kratek povzetek: število licenc, strošek, spremembe in podaljšanja, ki prihajajo.

Pogosta vprašanja

Ne. Apply ni preprodajalec ali distributer programske opreme, zato tudi ne obljublja posebnih cen. Licence kupite sami, na ime podjetja, s svojim plačilnim sredstvom. Naše delo je, da povemo, kaj, koliko in v kateri različici potrebujete, in vse pravilno nastavimo. Plačate le naš čas, 50 € na uro + DDV ali fiksno ceno iz ponudbe, zato nimamo nobenega interesa, da bi vam prodali več.

Oba sta zrela. Microsoft 365 je običajno boljša izbira, kadar ekipa veliko dela v Excelu in Wordu, uporablja programe, ki se povezujejo z Outlookom, ali želi upravljati naprave z Intune. Google Workspace je preprostejši za ekipe, ki delajo v brskalniku. Selitev med njima je izvedljiva, a ni brezplačna, zato jo predlagamo le, kadar ima jasen razlog.

Veliko naročnin zaračunavajo podjetja iz drugih držav, zato poskrbimo, da so računi izdani na podjetje in ne na zasebno osebo ter da so zbrani na enem mestu. Na seznamu za vsako naročnino zapišemo izdajatelja in način plačila. Kako takšne račune knjižiti in kako obravnavati DDV, presodi vaš računovodja.

Ne hitite s podpisom ali pošiljanjem podatkov. Najprej iz popisa naprav in dokazil o nakupu sestavimo lastno primerjavo med nameščeno in kupljeno programsko opremo, da poznate svoj položaj. Pri vsakem primanjkljaju pokažemo strošek dokupa in morebitno cenejšo zakonito možnost. Pogodbena in pravna vprašanja revizije presodite skupaj z odvetnikom.

Ne. Strojne opreme ne prodajamo, ne dostavljamo in ne nameščamo na mestu. Kupite jo pri svojem dobavitelju. Lahko pa vnaprej napišemo tehnične zahteve, s katerimi se nova naprava ob prvem vklopu sama vključi v Intune in dobi prave programe. Sodelavec jo vzame iz škatle in se prijavi, ostalo uredimo na daljavo.

Morda. Slovenski podjetniški sklad in vavčerji za digitalizacijo včasih pokrivajo tudi digitalna orodja, pogoji pa se spreminjajo. Apply ni pooblaščeni svetovalec za te programe in ne obljublja, da boste podporo dobili. Lahko pa pripravimo pregled potreb in stroškov, ki ga uporabite pri lastni prijavi.

Sorodna področja

Vse storitve

Področje 03 Sistemska administracija Nameščanje programov in redne posodobitve naprav Področje 06 Oblak in gostovanje Microsoft 365 in strežniki v podatkovnih centrih v EU Področje 08 Kibernetska varnost Defender, EDR in varnostne funkcije, ki jih že plačujete Področje 18 Izobraževanja Da ekipa nova orodja po prehodu tudi res uporablja

Preštejmo vaše licence

Pošljite seznam programov, ki jih plačujete, ali na kratko opišite stanje. Predlagali bomo ustrezne pakete, izračunali letni strošek in pokazali, kaj lahko odpade.

E-pošta
office@apply.si

Delovni čas
Od ponedeljka do petka, 9.00-17.00 (srednjeevropski čas), odgovor v enem delovnem dnevu

Pogovori
Videoklic prek Microsoft Teams ali Google Meet

Strinjam se, da Apply moje podatke obdela za odgovor na to povpraševanje, kot je opisano v obvestilu o varstvu osebnih podatkov