Zakon o delovnih razmerjih (ZDR-1) za delo na domu predvideva pisni dogovor med delodajalcem in delavcem, delavcu pa pripada povračilo stroškov, kadar pri delu uporablja svoja sredstva. Delodajalec ostaja odgovoren tudi za varnost in zdravje pri delu ter za varstvo podatkov. Papirni del ima večina podjetij urejen. V tehničnem pa marsikje še vedno teče rešitev, ki je nastala čez noč spomladi 2020: na usmerjevalniku odprta vrata za oddaljeno namizje in eno geslo, ki ga poznajo trije ljudje. Ta ureditev zdrži, dokler je ne najde avtomatski pregledovalnik. Apply dostop postavi na novo: nič ni več neposredno dosegljivo iz interneta, podatki ostanejo v Microsoft 365 ali na vaših strežnikih, ob odhodu zaposlenega pa se dostop zapre v istem trenutku.
Obseg je odvisen od tega, s čim vaši ljudje dejansko delajo. Prodajna ekipa, ki dan preživi v Outlooku in ponudbah, potrebuje nekaj povsem drugega kot računovodstvo, vezano na Pantheon na strežniku v pisarni.
Ali šifriran tunel v omrežje podjetja ali dostop do vsake aplikacije posebej po načelu ničelnega zaupanja (zero trust). V obeh primerih se lahko poveže samo upravljana, posodobljena naprava z aktivnim računom, ne pa vsak, ki je nekako izvedel geslo.
Azure Virtual Desktop ali terminalski strežnik: namizje teče v podatkovnem centru, prenosnik doma prikazuje samo sliko. Tudi če prenosnik ostane na sedežu vlaka med Ljubljano in Mariborom, datoteke strežnika nikoli niso zapustile.
Pantheon, Birokrat, program za popis del in gradbene situacije ali zahtevna aplikacija Autodesk v oddaljeni seji delujejo tekoče, ker po internetu ne potuje podatkovna baza, ampak samo slika zaslona. Nihče več ne kopira podatkov na ključek USB, da bi zvečer doma dokončal mesečni obračun.
Drugi korak prijave z aplikacijo Microsoft Authenticator in pravila v Entra ID, ki zavrnejo prijave iz držav, kjer nimate zaposlenih, ali z neznanih naprav. Geslo, ukradeno z lažnim sporočilom, samo po sebi ne odpre več nobenih vrat.
Prenosniki in telefoni so vpisani v Intune, diski šifrirani z BitLockerjem, izgubljeno napravo pa izbrišemo na daljavo. Intune obenem ustvari seznam, katera naprava je zadolžena pri katerem zaposlenem, kar je dobra podlaga za del pisnega dogovora o delu na domu, ki govori o delovnih sredstvih. Ob odhodu se račun, VPN in poštni predal zaprejo v enem koraku.
Pravila določi podjetje, Apply jih prenese v orodja. Tihe ure v Teams, zakasnjeno pošiljanje v Outlooku (sporočilo, napisano ob 23.00, prispe ob 8.00) in enotna prijava (SSO) v aplikacijo za evidenco delovnega časa. Tako beleženje prihoda in odhoda od doma ni več ločeno geslo in pet klikov ovir.
Pogoste so tri možnosti. Odločilno ni, koliko dni na teden nekdo dela od doma, ampak katere podatke obdelujete in kje tečejo aplikacije.
Možnost 1
Službeni prenosnik in VPN
Zaposleni dobi službeno napravo in se v notranje omrežje poveže prek šifriranega tunela.
Možnost 2
Virtualno namizje ali terminalski strežnik
Aplikacije in podatki ostanejo v podatkovnem centru, domov potuje samo slika.
Možnost 3
Vse v Microsoft 365
E-pošta, dokumenti in sodelovanje v oblaku, brez povezave v pisarniško omrežje.
Najpogostejša luknja je še vedno oddaljeno namizje, odprto neposredno v internet. Odprta vrata 3389 se v avtomatskih pregledih pokažejo v nekaj urah, sledijo množični poskusi ugibanja gesel in pogosto izsiljevalski virus. Na izpostavljene storitve za oddaljeno upravljanje redno opozarja tudi SI-CERT. Če se vaša ekipa od doma povezuje tako, je to prva stvar za popravilo, še preden se pogovarjamo o virtualnih namizjih ali členih dogovora. Večinoma je to delo nekaj dni in ga opravimo z licencami, ki jih že imate.
Tehnično da: prek virtualnega namizja ali Microsoft 365 v brskalniku s pravilom pogojnega dostopa, ki prepreči prenos datotek. Tako na zasebni disk ne pride nič. Zasebnega računalnika pa ni dobro priključiti v notranje omrežje prek VPN, ker nihče ne ve, kaj vse teče na njem. Z vidika delovnega prava ZDR-1 ob uporabi lastnih sredstev predvideva povračilo stroškov, višino in način pa določite v pisnem dogovoru. Podrobnosti uskladite s pravnikom za delovno pravo ali računovodjo.
Tehnični del. Popišemo naprave in programe, ki jih zagotavlja podjetje, zapišemo dovoljene načine povezovanja, kje se hranijo datoteke, kaj storiti ob izgubi prenosnika in koga obvestiti. Povračilo stroškov, obseg dela na domu, pravila o delovnem času ter varnost in zdravje pri delu so stvar kadrovske službe in pravnega svetovalca. Besedilo, ki ga pripravimo, lahko priložite svojemu dogovoru, ne da bi ga morali pisati na novo.
Če se v podatkovno bazo v pisarni povezujete neposredno prek navadnega VPN, skoraj zagotovo da: aplikacije odjemalec-strežnik slabo prenašajo zakasnitve, prekinjena povezava med knjiženjem pa lahko bazo celo poškoduje. Prava rešitev je oddaljena seja, pri kateri se prenaša samo slika. Potem je delo tudi prek skromne domače povezave skoraj tako kot v pisarni.
Apply vodi dnevnike prijav: kdo se je kdaj povezal v kateri sistem. To je običajen varnostni ukrep. Programov, ki snemajo zaslon ali pritiske tipk, ne nameščamo. Spremljanje zaposlenih je obdelava osebnih podatkov po GDPR in ZVOP-2, zato veljajo načela sorazmernosti, omejitve namena in preglednosti, o nadzoru zaposlenih pa je Informacijski pooblaščenec objavil tudi svoja mnenja. To vprašanje presodite s pravnim svetovalcem. V praksi tak nadzor odvzame več zaupanja, kot ga prinese.
Evidenco delovnega časa vodi delodajalec, o sistemu pa odločite vi in vaša kadrovska ali plačna služba. Apply poskrbi, da sistem brez težav deluje tudi na daljavo: prijava z istim računom Microsoft ali Google, namestitev aplikacije na telefone in prenosnike ter pravice, pri katerih vsak vodja vidi samo svojo ekipo. Če beleženje od doma zahteva pet klikov in še eno geslo, ga ljudje pozabijo.
Selitev znotraj Slovenije tehnično ne spremeni ničesar: kdor se poveže s službeno napravo in večfaktorsko prijavo, dela iz Ljubljane enako kot iz vikenda na Pohorju. Tujina pa se ujame v pravila pogojnega dostopa. Ob takšni prošnji z odobritvijo vodje za to osebo in to državo nastavimo časovno omejeno izjemo, ki se po izteku sama zapre. Kako to vpliva na davke, socialno zavarovanje in dogovor o delu na domu, presodita kadrovska služba in računovodja.
Trajanje je odvisno od števila ljudi, naprav in aplikacij. Po pregledu na daljavo dobite realen časovni načrt. Delo zaračunamo po 50 € na uro + DDV ali pa ga izvedemo v okviru mesečnega paketa. Virtualna namizja izračunamo posebej, saj je največja postavka zmogljivost, ki jo rezerviramo glede na število hkrati prijavljenih uporabnikov.
Napišite, koliko ljudi dela zunaj pisarne in brez katerih aplikacij delo ne teče. Predlagali vam bomo model, ki ustreza vašim podatkom in razmeram.
Vaše povpraševanje je prispelo
Oglasimo se najpozneje naslednji delovni dan. Če ste prijavili okvaro, zaradi katere ekipa ne more delati, jo pogledamo najprej.
Tega kraja ni na seznamu. Preverite zapis ali izberite najbližje večje mesto. Ker vse delo opravimo na daljavo, je storitev povsod po Sloveniji enaka.
