Ob sedmih zjutraj medicinska sestra prižge računalnik in od tega trenutka mora vse delovati: preverjanje zavarovanja pri ZZZS, kartoteka v ambulantnem informacijskem sistemu, izdaja e-recepta, e-napotnica za specialista, vpogled v izvide prek eZdravja. Če se program zatakne ali čitalnik kartic ne prepozna kartice, se čakalnica v nekaj minutah napolni. Apply skrbi za IT zasebnih ambulant, koncesionarjev, zobozdravstvenih ordinacij, fizioterapij in psihoterapevtskih praks, v celoti na daljavo. Podatke o zdravju pri tem obravnavamo tako, kot to zahtevata GDPR in ZVOP-2: kot posebne vrste osebnih podatkov, ki potrebujejo strožjo zaščito od običajnega seznama strank.
Pet področij, ki so v skoraj vsaki ambulanti enako pomembna. Del jih skrbi, da ordinacija teče brez zastojev, del pa, da ste pripravljeni, ko pacient zahteva vpogled v svoje podatke ali ko vprašanje postavi Informacijski pooblaščenec.
Kartoteke so lahko na majhnem strežniku v omari za sprejemnim pultom ali v oblaku ponudnika programa. V obeh primerih prevzamemo operacijski sistem, podatkovno bazo, posodobitve in nadzor. Pred novo različico programa pripravimo delovne postaje, po njej preverimo, ali še delujejo povezave z ZZZS, e-recept, e-napotnica, tiskalniki in čitalniki. Vsebinske nastavitve programa ostanejo pri njegovem ponudniku.
Namesto skupnega računa »sestra« ima vsak svojo prijavo, pravice glede na delo, zaslon, ki se zaklene, ko vstane od mize, šifriran prenosnik in sled dostopov. Ko pacient vpraša, kdo je odpiral njegov karton, odgovorite iz zapisa in ne po spominu. Zdravniku, ki odide po koncu nadomeščanja, ali sestri, ki zamenja službo, dostop ugasne še isti dan.
Več kopij čez dan, kopija zunaj ambulante, do katere izsiljevalska koda ne pride, in redni preizkusi obnove. Za velike datoteke, kot so ortopantomogrami ali posnetki ultrazvoka, pripravimo ločen načrt. Za zdravstveno dokumentacijo predpisi določajo dolge roke hrambe. Katere veljajo za vas, preverite s pravnim svetovalcem ali zbornico, tehnični del hrambe uredimo mi.
Izvidi ne potujejo kot navadna priponka, še najmanj prek zasebnega Vibra ali WhatsAppa. Uporabi se šifriran kanal ali portal za paciente. Spletno naročanje zahteva le podatke, ki so res potrebni, s ponudnikom SMS opomnikov je sklenjena pogodba o obdelavi osebnih podatkov, in veste, v kateri državi ti ponudniki hranijo podatke.
Računalniki na sprejemu in v ordinacijah, tiskalniki, čitalniki kartic ter Wi-Fi za čakalnico, popolnoma ločen od notranjega omrežja. Posodobitve in okvare urejamo na daljavo. Vzdrževanje medicinskih naprav, kot so rentgen, intraoralni skener ali EKG, ostane pri proizvajalcu oziroma njegovem pooblaščenem servisu.
Najprej uredimo tisto, kar bi lahko ustavilo ordinacijo. Nato pridejo dokumenti, ki jih potrebujete, ko pacient uveljavlja svoje pravice ali ko pride vprašanje nadzornega organa.
Kje so kartoteke, kje skenirana soglasja, kdo dostopa do česa in kateri podatki gredo v laboratorij, k specialistu ali v bolnišnico?
Ocena tveganj za podatke o zdravju, pregled pogodb s ponudnikom programa, gostiteljem in sistemom za naročanje, posodobitev evidence dejavnosti obdelave. Vsebino obvestila pacientom napiše pravni svetovalec, mi poskrbimo, da je na pravem mestu.
Osebni računi, večfaktorska prijava, šifriranje, preizkušene varnostne kopije, rezervna mobilna povezava. Uvedemo jih v dogovorjenih terminih, ne da bi posegali v urnik ordinacije.
Pomoč uporabnikom od ponedeljka do petka, 9.00-17.00, dnevno preverjanje varnostnih kopij in redni pregled pravic, na primer ko gre sestra na porodniško ali ko se poleti pridruži nov zdravnik.
Vzemimo zobozdravstveno ordinacijo v Mariboru s tremi zobozdravniki. Na sprejemu je en sam račun »ordinacija«, geslo pa je nalepljeno na rob zaslona. Pri popisu se pokaže še nekaj: asistentka, ki je odšla pred meseci, se lahko s programom za oddaljeni dostop, ki si ga je namestila doma, še vedno poveže do seznama pacientov. Nič od tega ni bilo storjeno z zlim namenom, a ob kršitvi bi bilo nemogoče pojasniti, kdo je kaj videl. Osebni računi, odstranitev orodij za oddaljeni dostop in sled dostopov so delo za nekaj ur, ki ordinacijo reši te negotovosti.
Šifrante storitev, ceniki samoplačnikov, predloge izvidov in nastavitve za obračun ZZZS ureja ponudnik programa. Mi skrbimo za vse pod njim in okoli njega: strežnik ali oblak, podatkovno bazo, varnostne kopije, omrežje, uporabnike in varnost. Kadar je težava na meji med obojim, se s podporo ponudnika pogovorimo sami, da vam ni treba prenašati sporočil med dvema službama za podporo.
To je pravno vprašanje. Podatki o zdravju sodijo med posebne vrste osebnih podatkov, zato veljajo strožje zahteve GDPR in ZVOP-2, poleg tega ima svoja pravila tudi zdravstvena zakonodaja. Odločitev sprejmete s pravnim svetovalcem. Apply primerja možnosti, preveri pogodbo ponudnika in lokacijo podatkovnih centrov v EU, pripravi načrt selitve in zapiše rezultat za vašo dokumentacijo o varstvu podatkov.
Navadna e-pošta in sporočila z osebnih telefonov pomenijo, da nad podatki izgubite nadzor: sporočilo gre lahko na napačen naslov, telefon se izgubi, ob odhodu zaposlenega gre dopisovanje z njim. Marsikaj pacient že vidi v eZdravju. Za ostalo vzpostavimo šifrirano e-pošto ali povezavo za prenos z geslom. Kateri kanal uporabite in kako o tem obvestite paciente, odločite skupaj s pravnim svetovalcem.
Izpada pri operaterju v vaši ulici nihče v ambulanti ne prepreči, zato potrebujete pisni postopek: kako sprejmete pacienta, ko sistem ne deluje, in kako storitve vnesete naknadno. Izpad lastne povezave pa lahko močno skrajšamo. Nastavimo usmerjevalnik z rezervno mobilno povezavo 4G ali 5G, kartico SIM pri operaterju naročite sami, preklop poteka samodejno in sprejem ga pogosto sploh ne opazi.
Ne. Vzdrževanje in umerjanje rentgena, skenerja, EKG ali ultrazvoka ostane pri proizvajalcu ali pooblaščenem servisu. Naš del je omrežje in računalnik, na katerega je naprava priključena: ločen segment omrežja, samo nujne povezave in noben oddaljeni dostop, ki bi ostal odprt tretjim osebam. Tako star računalnik ob napravi, ki ga ni mogoče posodobiti, ne postane vrata v celotno ambulanto.
Ne, takih obiskov ne opravljamo. Drobna fizična opravila, na primer prestavitev kabla v drug priključek ali zamenjavo usmerjevalnika, opravi nekdo iz vaše ekipe, medtem ko ga naš inženir vodi prek videoklica, ali lokalni tehnik, s katerim že sodelujete. V fizioterapiji z dvema prostoroma zamenjava stikala tako traja dvajset minut med odmorom za kosilo.
Napišite, koliko zdravnikov in terapevtov dela pri vas, kateri ambulantni program uporabljate in kje so kartoteke danes. V enem delovnem dnevu vam pošljemo prvi predlog.
Vaše povpraševanje je prispelo
Oglasimo se najpozneje naslednji delovni dan. Če ste prijavili okvaro, zaradi katere ekipa ne more delati, jo pogledamo najprej.
Tega kraja ni na seznamu. Preverite zapis ali izberite najbližje večje mesto. Ker vse delo opravimo na daljavo, je storitev povsod po Sloveniji enaka.
