Varnostna kopija Microsoft 365: zakaj koš za smeti ni dovolj

Ali Microsoft 365 potrebuje varnostno kopijo

Kratek odgovor je da. Microsoft po modelu deljene odgovornosti skrbi, da storitev deluje in da se podatki ne izgubijo zaradi okvare v njegovih podatkovnih centrih. Ne zagotavlja pa, da boste lahko obnovili e-pošto ali dokument, ki ga je izbrisal uporabnik, prepisal izsiljevalski virus ali odstranil skrbnik ob odhodu zaposlenega. Za to potrebujete ločeno varnostno kopijo Microsoft 365, ki je shranjena zunaj vašega najemnika.

Vgrajene funkcije, kot sta koš za smeti in zgodovina različic, so namenjene popravljanju hitrih napak. Delujejo omejen čas, nato se vsebina dokončno izbriše. Kdor napako opazi pozneje, ostane brez podatkov.

Koliko časa podatki zdržijo brez varnostne kopije

Privzeti roki se med storitvami razlikujejo in jih skrbnik lahko delno spremeni, vendar ne v nedogled:

Pravila hrambe (retention policies) v Microsoft Purview lahko roke podaljšajo, vendar niso varnostna kopija. Podatki ostanejo v istem najemniku, obnova posamezne mape je zamudna, skrbnik z dovolj pravicami pa lahko pravila tudi spremeni ali izklopi.

Tipične situacije, ko koš ne zadošča

Vzemimo odvetniško pisarno v Novi Gorici z osmimi zaposlenimi, ki ima vse spise v SharePointu in vso korespondenco v Outlooku. Takšni pisarni se v nekaj letih skoraj zagotovo zgodi vsaj ena od teh zgodb:

• Napaka pri urejanju map. Sodelavka pri pospravljanju premakne mapo zaključenih zadev v napačno knjižnico in jo nato izbriše, ker se ji zdi podvojena. Ko čez pet mesecev stranka zahteva kopijo, je mapa že zunaj koša.
• Odhod odvetniškega kandidata. Skrbnik odvzame licenco, da je ne plačuje več. Po nekaj tednih se izkaže, da je bila v njegovem predalu edina kopija dogovora z nasprotno stranjo.
• Vdor v poštni predal. Napadalec s prevzetim geslom nastavi pravilo, ki sporočila samodejno briše, in izbriše tudi del starejše pošte. Pisarna to opazi po dveh mesecih.
• Sinhroniziran izsiljevalski virus. Okužen prenosnik šifrira datoteke v sinhronizirani mapi, OneDrive pa šifrirane različice zvesto prenese v oblak.

Pri odvetniški pisarni, računovodskem servisu ali projektnem biroju je izguba takšnih dokumentov tudi vprašanje odgovornosti do strank in hrambe po pravilih stroke, ne samo nevšečnost.

Kaj mora imeti dobra varnostna kopija Microsoft 365

Na trgu je veliko orodij, na primer Veeam Backup for Microsoft 365, Acronis Cyber Protect ali Microsoftova lastna plačljiva storitev Microsoft 365 Backup. Ne glede na izbiro preverite te lastnosti:

1. Pokritost vseh storitev. Exchange Online, OneDrive, SharePoint in Teams, vključno s skupnimi predali in kanali.
2. Ločena lokacija. Kopije morajo biti zunaj vašega najemnika, z ločenimi skrbniškimi računi in večfaktorsko prijavo.
3. Nespremenljivost. Kopij v določenem obdobju ni mogoče izbrisati ali spremeniti, tudi s skrbniškim geslom ne.
4. Hramba po vaših pravilih. Rok, ki ustreza vaši stroki in pogodbam, na primer več let za zaključene zadeve.
5. Lokacija v EU. Podatkovni centri v EU poenostavijo vprašanja varstva osebnih podatkov. Preverite tudi pogodbo o obdelavi s ponudnikom kopij.
6. Natančna obnova. Vrnitev enega e-sporočila, ene mape ali celotnega predala na izbrano točko v času, po možnosti na drugo mesto, da ne prepišete trenutnega stanja.

Pogoste napake pri uvedbi

Najpogostejša napaka je varnostna kopija, ki je nikoli nihče ni poskusil obnoviti. Na nadzorni plošči so vse naloge zelene, ob resnični potrebi pa se izkaže, da novi uporabniki niso bili dodani ali da SharePoint sploh ni bil vključen. Druga napaka je kopija samo za predale, ker so bili tako nastavljeni prvi koraki pred leti, ko dokumenti še niso bili v oblaku. Tretja je skrbniški račun za kopije brez večfaktorske prijave, ki je za napadalca še posebej zanimiv.

Priporočljiv ritem je preprost: samodejno dodajanje novih uporabnikov in mest, dnevno poročilo o uspešnosti in vsaj enkrat na četrtletje poskusna obnova naključne mape ali predala z zapisom, koliko časa je trajala.

Koliko prostora in denarja potrebujete

Orodja za kopiranje Microsoft 365 se običajno obračunajo na uporabnika na mesec, shramba pa po porabljenem prostoru ali v paketu. Pri malem podjetju je največja neznanka količina podatkov v SharePointu, ki z leti raste hitreje kot pošta. Preden izberete ponudnika, v skrbniškem središču preverite, koliko prostora danes zasedajo predali, OneDrive in mesta SharePoint, ter ocenite, koliko se bo to povečalo v treh letih.

Pri Teams posebej preverite, kaj orodje zajame. Datoteke iz kanalov so shranjene v SharePointu in jih kopija običajno zajame brez težav, pri zasebnih klepetih in objavah pa se orodja razlikujejo. Če ekipa dogovore s strankami sklepa v klepetu, je to pomembno vprašanje.

Strošek primerjajte s časom, ki bi ga porabili, da izgubljen spis sestavite znova iz pošte strank, sodišča in papirnatih kopij, ter s pogovorom, ki bi ga morali imeti s stranko, če to ne uspe.

Kako se lotiti

Najprej ugotovite, kje so vaši podatki danes: koliko predalov, katera mesta SharePoint in katere ekipe v Teams. Nato določite, kako daleč nazaj morate znati obnoviti in kako hitro. Na tej podlagi izberete orodje in ponudnika shrambe.

Če želite, to uredimo na daljavo v okviru storitve varnostne kopije v oblaku, s shrambo v podatkovnih centrih v EU in rednimi preizkusi obnove. Širši pregled, ki zajame tudi strežnike in prenosnike, najdete na strani varnostno kopiranje in obnova, načrt za primer večjega izpada pa v rešitvi neprekinjeno poslovanje.