Zaposleni informatik ali zunanja IT podpora? Primerjava stroškov in tveganj

Kratek odgovor

Zunanja IT podpora je za večino podjetij do nekaj deset zaposlenih cenejša in manj tvegana kot en zaposleni informatik, ker dobite širše znanje, nadomeščanje med dopusti in nadzor sistemov ob enakem ali nižjem letnem strošku. Lasten informatik se izplača, ko imate veliko vsakodnevnega dela na lokaciji, posebne proizvodne sisteme ali dovolj dela za dva človeka. Pri podjetjih med približno 40 in 100 zaposlenimi se najpogosteje obnese kombinacija: informatik v hiši in zunanji partner za strežnike, varnost in nadomeščanje.

Odločitev ni samo finančna. Pomembnejše od razlike v evrih je vprašanje, kaj se zgodi, ko edini človek, ki pozna gesla in nastavitve, zboli ali odide.

Koliko v resnici stane zaposleni informatik

Plača na pogodbi je najbolj vidna postavka, ne pa edina. Za ponazoritev vzemimo izkušenega sistemskega skrbnika z bruto plačo 2.700 € na mesec. Številke so ocena; za vaš primer jih preverite s svojim računovodjem.

• Bruto plača s prispevki delodajalca. Prispevki delodajalca znašajo nekaj več kot 16 %, kar pomeni okoli 3.130 € na mesec oziroma približno 37.600 € na leto.
• Regres, prehrana in prevoz. Glede na oddaljenost in dogovore v podjetju še nekaj tisoč evrov na leto.
• Izobraževanja in certifikati. Področje se hitro spreminja. Tečaji za Microsoft 365, varnost ali virtualizacijo stanejo, informatik pa je takrat odsoten.
• Orodja. Sistem za oddaljeni dostop, nadzor strežnikov, upravljanje gesel in zahtevkov. Pri zunanjem ponudniku so ta orodja del storitve, pri lastnem informatiku jih plačate posebej.
• Zaposlovanje in uvajanje. Iskanje izkušenega skrbnika traja mesece, prvih nekaj mesecev pa novi sodelavec spoznava okolje.

Ko vse seštejete, se letni strošek enega informatika hitro približa 45.000 €. Ta človek je na voljo približno 210 delovnih dni na leto, preostanek so dopust, prazniki in bolniška.

Koliko stane zunanja podpora

Za podjetje s trideset do petdeset uporabniki bo mesečni paket z nadzorom strežnikov, varnostjo in odzivnim časom v eni uri pri Apply stal 990 € na mesec + DDV, torej 11.880 € + DDV na leto. K temu prištejte projekte, ki niso del rednega vzdrževanja, na primer selitev na nov strežnik ali prenovo omrežja. Tudi z nekaj projekti na leto razlika ostaja velika. Podrobneje o modelih obračuna smo pisali v članku koliko stane IT podpora za malo podjetje.

Pri primerjavi bodite pošteni do obeh strani. Zunanji ponudnik ne bo sedel v vaši pisarni in ne bo vedel, da vodja izmene vsak ponedeljek ob šestih potrebuje poročilo iz ERP, dokler mu tega nekdo ne pove.

Primerjava tveganj

Primer: proizvodnja v Novem mestu

Vzemimo proizvajalca plastičnih delov v Novem mestu s 45 zaposlenimi v dveh izmenah, 35 računalniki, strežnikom z ERP in nekaj računalniki na strojih. Pred leti so zaposlili informatika, ki je postavil vse sisteme in jih pozna do zadnje podrobnosti. Nihče drug ne ve, kje so gesla za usmerjevalnik, kako se obnovi baza ERP in katera licenca poteče v marcu.

Ko informatik odpove pogodbo, ima podjetje tri mesece odpovednega roka in nobenega zapisa. Novi skrbnik prve tedne rekonstruira, kar je predhodnik vedel na pamet. Če se medtem pokvari strežnik, proizvodnja čaka.

Kombinirani model

Za podjetja, kot je to v Novem mestu, je pogosto najboljša rešitev delitev dela. Lasten sodelavec skrbi za uporabnike, tiskalnike, računalnike na strojih in vse, kar zahteva roke na lokaciji. Zunanji partner na daljavo upravlja strežnike, varnostne kopije, Microsoft 365 in varnost, vodi dokumentacijo in nadomešča informatika med dopustom.

Tako informatik ni sam pri odločitvah o varnosti, podjetje pa ni odvisno od ene osebe. Pri zaposlovanju lahko iščete sodelavca s širšim profilom in nižjo plačo, saj zahtevnejše naloge pokriva partner.

Prehod brez izpada

Če se za spremembo odločite, ker informatik odhaja, izkoristite odpovedni rok. Najmanj nekaj tednov naj odhajajoči sodelavec in novi skrbnik ali zunanji partner delata vzporedno. V tem času nastanejo štirje dokumenti: seznam vseh naprav in strežnikov z vlogami, seznam licenc in pogodb z roki podaljšanja, opis postopkov, ki se ponavljajo (zaključek meseca v ERP, varnostne kopije, posodobitve), in shramba gesel v upravitelju gesel, ne v zvezku ali preglednici.

Posebej preverite skrbniške račune. Pogosto se izkaže, da je glavni skrbniški račun za Microsoft 365, domeno ali požarni zid vezan na osebni e-naslov informatika ali na njegov telefon za večfaktorsko prijavo. Takšne račune prenesite na podjetje, preden sodelavec odide, ne potem.

Kako se odločiti

Odgovorite si na štiri vprašanja:

1. Koliko ur na teden dela v IT bi bilo dejansko treba opraviti fizično v vaših prostorih?
2. Kaj se zgodi, če je vaš IT dva tedna brez skrbnika, in kdo bi to opazil prvi?
3. Ali imate posebne sisteme, ki jih pozna le človek iz vaše panoge, na primer krmilnike strojev?
4. Kdo danes preverja, da se varnostne kopije res da obnoviti?

Če je odgovor na prvo vprašanje manj kot nekaj ur na teden in na tretje ne, je zunanja podpora skoraj gotovo smiselnejša. Če je dela na lokaciji veliko, razmislite o kombinaciji.

Naslednji korak

Začnite s popisom: naprave, strežniki, programi, pogodbe in kdo kaj ve. Ta popis potrebujete v vsakem primeru, tudi če ostanete pri lastnem informatiku. Na strani IT podpora si oglejte, kaj zajema zunanja podpora in kako deluje skupaj z vašim sodelavcem, cene paketov pa so v ceniku. Pregled tipičnih potreb po velikosti podjetja najdete pri rešitvi za mala podjetja.