Popis procesa
S sodelavci, ki delo opravljajo vsak dan, narišemo pot povpraševanja od prejema do odgovora: kje čaka, kaj se prepisuje in kje nastanejo napake. Vsak korak izmerimo, da lahko kasneje prihranek pokažemo v urah, ne v vtisih.
Vzemimo izvoznika pohištva iz Savinjske doline. Trgovci iz Nemčije, Italije in Avstrije pošiljajo povpraševanja po e-pošti: nekateri priložijo tabelo s šiframi, drugi fotografijo kataloške strani z obkroženimi izdelki, tretji napišejo le »kot lani, a v hrastu in brez predalov«. Dva prodajna referenta vsako povpraševanje prebereta, poiščeta izdelke v katalogu, preverita zalogo in roke v Pantheonu ter ročno pripravita ponudbo. Ob ponedeljkih se nabere za pol dneva dela, napačno razumljena dimenzija pa pomeni reklamacijo, ki stane več kot celotna ponudba. Podjetje ne potrebuje »neke umetne inteligence«. Potrebuje, da se pred referentom pojavi izpolnjen osnutek ponudbe s šiframi iz kataloga, ob njem pa izvirno sporočilo, da ga lahko primerja in popravi. To je jedro te storitve. Izberemo en proces, izmerimo, koliko časa in napak stane danes, model preizkusimo na vaših resničnih preteklih povpraševanjih in ga nekaj tednov poganjamo vzporedno z ekipo. Šele ko številke zdržijo, ga povežemo z vašim programom. Kje in po kakšni pogodbi se obdelujejo podatki strank, zapišemo prvi dan. Sestanki potekajo na videoklicih, nastavitve pa prek oddaljenega dostopa.
Izbira modela je manjši del dela. Večino projekta sestavljajo spodnji koraki, njihov delež pa je odvisen od procesa.
S sodelavci, ki delo opravljajo vsak dan, narišemo pot povpraševanja od prejema do odgovora: kje čaka, kaj se prepisuje in kje nastanejo napake. Vsak korak izmerimo, da lahko kasneje prihranek pokažemo v urah, ne v vtisih.
Model iz sporočila ali priloge prebere izdelke, količine in želje, nato pa vaša pravila preverijo, ali šifra obstaja, ali je izvedba mogoča in ali je količina smiselna. Večino napak modela ujamejo prav ta preprosta pravila.
Poslovne storitve velikih ponudnikov z obdelavo v EU in odprti modeli, ki lahko tečejo v vašem računu, gredo na isti nabor primerov. Primerjamo natančnost, strošek na primer in to, kje se podatki obdelujejo.
Referent vidi izvirno sporočilo in predlagani osnutek drug ob drugem. Polja, pri katerih model ni prepričan, so označena, popravek je en klik, vsak popravek pa se shrani kot podatek za merjenje kakovosti.
Rezultat pristane tam, kjer ekipa že dela: osnutek ponudbe v Pantheonu ali Metakocki, odgovor v Outlooku ali označen zahtevek v sistemu za podporo. Novega okna, ki bi ga bilo treba odpirati, ni.
Pogodba o obdelavi osebnih podatkov s ponudnikom modela, lokacija obdelave, morebitni prenos v tretjo državo, vpis v evidenco dejavnosti obdelave in po potrebi dopolnitev obvestila posameznikom. Pravno presojo opravi vaš pravni svetovalec ali pooblaščena oseba za varstvo podatkov, tehnične podatke pripravimo mi.
Mesečno kratko poročilo o natančnosti, najpogostejših popravkih in strošku na primer. Ko trgovci spremenijo obliko povpraševanj ali ponudnik posodobi model, padec kakovosti opazimo v številkah.
Časovnica je odvisna od procesa in stanja podatkov. Po vsakem koraku skupaj pregledamo rezultate, o nadaljevanju pa odločite vi.
Dva tedna beležimo število primerov, čas na primer in vrste napak. Cilj zapišemo na podlagi teh številk.
Na preteklih primerih preizkusimo nekaj modelov in nastavitev. Natančnost, prihranek časa in strošek dobite v tabeli.
Model obdeluje resnične primere, ekipa pa dela kot doslej. Rezultate primerjamo, ne da bi se dotaknili katerega koli zapisa.
Najprej ena skupina strank ali ena vrsta primerov, nato ostalo. Potrditev s strani človeka ostane obvezna, dokler kakovost ni dokazana.
Cene, popusti in roki dobave nikoli ne pridejo iz modela. Jezikovni model zna odlično prebrati, kaj si stranka želi, ne ve pa, koliko trenutno stane hrastova plošča ali kdaj bo na voljo naslednja serija. Če mu to prepustite, bo odgovor zvenel prepričljivo in bo napačen. Zato model pripravi le seznam izdelkov in količin, cene in roke pa vedno potegnemo neposredno iz vašega ERP, s pravili, ki jih določite vi.
Po naših izkušnjah se delo ne ukine, ampak spremeni. Referent namesto prepisovanja preverja, rešuje izjeme in se ukvarja s strankami. Če ekipo vključite od začetka, zlasti pri risanju procesa in oblikovanju zaslona za potrditev, je sprejem bistveno lažji.
Odvisno od pogodbe za storitev, ki jo uporabljate. Pri večini poslovnih storitev se vnosi privzeto ne uporabljajo za učenje modela, pri brezplačnih osebnih računih pa je lahko drugače. Pogoje pred začetkom preberemo skupaj in ugotovitve zapišemo.
Povezavo zgradimo tako, da ni vezana na enega ponudnika. Ker imate nabor preizkusnih primerov, lahko nov model v nekaj dneh preverite na istih primerih in o prehodu odločite na podlagi številk.
Izhodiščna meritev in prototip sta običajno končana v nekaj tednih, tabela iz prototipa pa že pokaže, ali se nadaljevanje splača. Vzporedno delovanje in uvedba trajata dlje ali manj časa glede na količino primerov in program, s katerim se povezujemo.
Delamo po fiksni ceni iz ponudbe ali po 50 € na uro + DDV z vnaprejšnjo oceno. Strošek uporabe modela ocenimo pred začetkom, plačujete pa ga neposredno ponudniku. Ali je projekt primeren za vavčer za digitalizacijo Slovenskega podjetniškega sklada ali drugo spodbudo, preverite pri izvajalcu razpisa sami; vlog ne pripravljamo in sredstev ne obljubljamo.
Opišite delo, koliko primerov je na mesec in v katerem programu ga opravljate danes. V enem delovnem dnevu odgovorimo s prvo oceno.
Vaše povpraševanje je prispelo
Oglasimo se najpozneje naslednji delovni dan. Če ste prijavili okvaro, zaradi katere ekipa ne more delati, jo pogledamo najprej.
Tega kraja ni na seznamu. Preverite zapis ali izberite najbližje večje mesto. Ker vse delo opravimo na daljavo, je storitev povsod po Sloveniji enaka.