Koliko stane IT podpora: kratek odgovor
Za malo podjetje s petimi do desetimi zaposlenimi boste pri večini zunanjih ponudnikov videli zneske od nekaj sto do približno tisoč evrov na mesec brez DDV. Spodnji del razpona velja za plačilo po opravljenih urah ali za osnovni paket, zgornji za stalni nadzor strežnikov, hitrejši odzivni čas in skrb za varnost. Pri Apply se paket Start začne pri 450 € na mesec + DDV za do 10 uporabnikov, delo zunaj paketa pa obračunamo po 50 € na uro + DDV.
Sama številka pa pove manj, kot se zdi. Cena IT podpore je odvisna od tega, kaj ponudnik v tem denarju dejansko počne: ali samo odgovarja na zahtevke, ko se kaj pokvari, ali tudi vsak dan preverja varnostne kopije, namešča posodobitve in opazi poln disk, preden se ustavi računovodski program. Zato najprej poglejmo, kako se cene obračunavajo, nato pa izračunajmo primer.
Trije modeli obračuna
Ponudbe na slovenskem trgu so v grobem sestavljene na enega od treh načinov. Vsak ima svoje mesto, le vedeti morate, kaj kupujete.
| Model | Kako se obračuna | Komu ustreza | Na kaj paziti |
|---|---|---|---|
| Po urah | vsaka opravljena ura, pogosto z najmanjšo enoto 15 ali 30 minut | zelo majhnim ekipam brez strežnika in z redkimi težavami | račun niha, preventive praviloma nihče ne dela |
| Na uporabnika ali napravo | fiksen znesek za vsakega zaposlenega ali računalnik | podjetjem, ki hitro rastejo ali sezonsko zaposlujejo | strežniki, omrežje in projekti so pogosto zaračunani posebej |
| Mesečni paket z obsegom | stalna cena za pisno naštete sisteme in dogovorjen odzivni čas | podjetjem, ki brez IT ne morejo delati niti pol dneva | natančno preberite, kaj obseg zajema in česa ne |
Razlika med prvim in tretjim modelom ni samo v načinu plačila, ampak v spodbudah. Pri urni postavki ponudnik zasluži, ko se kaj pokvari. Pri mesečnem paketu zasluži, kadar se ne pokvari nič, zato se mu preventiva splača. Za podjetje, ki ima en prenosnik in tiskalnik, je to vseeno. Za pisarno s strežnikom, desetimi poštnimi predali in programom, ki ga potrebujejo vsi, pa ne.
Kaj zviša ali zniža ceno IT podpore
Ponudnik, ki vam pove ceno brez vprašanj, ugiba. Resna ponudba upošteva vsaj tole:
- Število uporabnikov in naprav. Vsak zaposleni ima danes prenosnik, telefon s službeno pošto in včasih še tablico. Vsaka naprava potrebuje posodobitve, zaščito in nastavitve.
- Strežniki in posebni programi. Lokalni strežnik s Pantheonom ali Birokratom, licenčni strežnik za CAD ali omrežni disk s projektno dokumentacijo prinese več dela kot pisarna, ki ima vse v Microsoft 365.
- Odzivni čas. Odziv v štirih urah je za večino pisarn dovolj. Če vas vsaka ura zastoja stane naročilo, potrebujete hitrejšo zavezo, ki je dražja, ker mora biti hkrati prostih več inženirjev.
- Čas, ko podporo potrebujete. Delavniki od 9.00 do 17.00 so standard. Sobote, nočne izmene in prazniki ceno opazno zvišajo.
- Izhodiščno stanje. Če ima okolje stare račune bivših zaposlenih, gesla v preglednici in računalnike brez posodobitev, je prve mesece več dela. Dober ponudnik vam to pove vnaprej.
Stroški, ki jih mesečna cena ne pokaže
Pri primerjavi ponudb se najpogosteje zgodi, da podjetje primerja dve številki, ki ne pokrivata istega. Preden se odločite, preverite te postavke:
- Licence. Microsoft 365, protivirusna zaščita, Autodesk ali računovodski program se običajno plačujejo posebej, neposredno proizvajalcu ali prodajalcu.
- Uvodni prevzem. Nekateri ponudniki zaračunajo enkraten znesek za popis okolja in prevzem dostopov. Vprašajte, ali je vključen.
- Projekti. Selitev pošte, nov strežnik ali prenova omrežja niso del rednega vzdrževanja. Imeti morajo ločeno ponudbo, ki jo potrdite vnaprej.
- Prihodi na lokacijo. Pri ponudnikih s terenskimi tehniki se kilometrina in čas vožnje pogosto obračunata posebej. Pri podpori na daljavo teh stroškov ni, zato pa mora nekdo iz vaše ekipe ob okvari strojne opreme sodelovati po navodilih inženirja.
- Delo zunaj delovnega časa. Dodatek za večerno ali vikend delo je lahko visok. Naj bo zapisan v pogodbi, ne šele na računu.
Primer izračuna: arhitekturni biro v Kranju
Recimo, da imate v Kranju arhitekturni biro z devetimi zaposlenimi. Pošta in dokumenti so v Microsoft 365, projekti na omrežnem disku v pisarni, risanje v programih Autodesk. Do zdaj ste klicali znanega informatika po potrebi in plačevali ure.
V mirnem mesecu potrebujete tri do štiri ure pomoči: nov sodelavec, tiskalnik, ki ne tiska, posodobitev programa. Dvakrat na leto pa se zgodi nekaj večjega, na primer okvara diska v omrežnem disku ali vdor v poštni predal enega od arhitektov. Takrat porabite okoli dvajset ur. Letni seštevek pri 50 € na uro je približno 80 ur oziroma 4.000 € + DDV. Paket Start stane 5.400 € + DDV na leto, torej je urni model na papirju cenejši za 1.400 €.
Zdaj dodajte en slab dan. Omrežni disk odpove v tednu oddaje projektne dokumentacije in devet ljudi pol dneva ne more delati. Če vas ura dela zaposlenega stane okoli 30 €, je to 36 izgubljenih ur in približno 1.080 € samo v plačah, brez zamujenega roka in nervoze pri naročniku. Če varnostna kopija diska ni bila preizkušena, ker je nihče ni redno preverjal, je škoda lahko precej večja.
Ne primerjajte mesečnih cen, ampak letni strošek podpore skupaj s ceno enega izgubljenega dopoldneva vse ekipe. Pri večini malih podjetij en sam resen zastoj izniči razliko med najcenejšo in solidno ponudbo.
Ta izračun ne pomeni, da je paket vedno boljša izbira. Če imate tri zaposlene, vse delo v oblaku in nobenega strežnika, je urna postavka povsem smiselna. Pomembno je, da odločitev sprejmete na podlagi številk, ne občutka.
Kako ponudbe primerjati pošteno
Ko imate na mizi dve ali tri ponudbe, jih postavite v isto tabelo in pri vsaki odgovorite na ista vprašanja. Katere naprave in sistemi so našteti v obsegu? Kdaj začne teči odzivni čas in ali velja tudi ob petkih popoldne? Kako se obračuna delo, ki ni v obsegu, in ali je potrebna vaša pisna potrditev? Kaj se zgodi ob prekinitvi sodelovanja, kdo vam preda gesla in dokumentacijo? Ponudba, ki na ta vprašanja ne odgovori jasno, je cenejša samo do prve težave.
Pozorni bodite tudi na izraze, kot je »neomejena podpora«. Neomejeno je običajno število zahtevkov, ne obseg sistemov. Novi strežnik ali deset novih zaposlenih bo v vsakem modelu spremenilo ceno, vprašanje je le, ali je to pravilo zapisano vnaprej.
Kaj storiti zdaj
Preden zaprosite za ponudbo, si zapišite štiri podatke: število uporabnikov, seznam naprav in strežnikov, programe, brez katerih ne morete delati, in čase, ko potrebujete pomoč. Če lahko, dodajte še grobo oceno, koliko ur ste za IT porabili v zadnjem letu. S temi podatki boste dobili primerljive ponudbe in ne ugibanja.
Če iščete stalno skrb za računalnike, strežnike in varnost po fiksni mesečni ceni, si oglejte celovito IT podporo. Če vaše sisteme že vzdržuje kdo drug in potrebujete predvsem nekoga, ki zaposlenim hitro odgovori na vprašanja, je bolj smiselna pomoč uporabnikom. Vse pakete in urne postavke najdete v ceniku, natančno številko za vaše podjetje pa dobite po kratkem pregledu stanja na daljavo.
Uredništvo Apply
IT podpora