Storitev · Podatki in analitika

Pametna obdelava dokumentov

Vzemimo proizvajalca kovinskih delov s Štajerske s štiridesetimi zaposlenimi. Slovenski dobavitelji pošiljajo e-račune v standardu eSLOG 2.0 prek ponudnika izmenjave in ti gredo v Pantheon brez težav. Dobavitelji iz Italije in s Hrvaške pa pošiljajo PDF po e-pošti, prevozniki prinesejo papirnate dobavnice in CMR, banka pa izpiske. Dve referentki v nabavi ves dan pretipkavata številke, ob koncu meseca pa jima pomaga še računovodkinja. Pametna obdelava dokumentov te dokumente razvrsti po vrsti, prebere potrebna polja, preveri seštevke in stopnje DDV ter pripravi zapis za računovodski program. Nič se ne knjiži samo: vsak dokument pred knjiženjem potrdi sodelavec, polja, pri katerih sistem ni prepričan, pa so označena. Apply začne z izračunom, ali se avtomatizacija pri vaši količini dokumentov sploh izplača. Če se ne, vam to povemo.

Pošljite povpraševanje Kaj storitev obsega

Najprej XML

e-računov eSLOG ne beremo s slike

Več jezikov

slovenski, angleški, italijanski, hrvaški, nemški

Vrsta za potrditev

negotova polja so označena

Odločitev na podatkih

preizkus na vašem mesecu dokumentov

Obseg storitve

Postavitev prilagodimo poti, ki jo dokumenti pri vas že prehodijo. Navadno vključuje naslednje.

Obseg uskladite z našimi inženirji

Vhodni kanali

Za prejete račune odpremo poseben e-poštni predal, za skenirane dokumente skupno mapo, za terenske ekipe pa obrazec, prek katerega fotografijo naložijo s telefona.

eSLOG ostane XML

Strukturirani e-računi se ne pretvarjajo v sliko in nazaj. Podatke preberemo neposredno iz datoteke XML, prepoznavanje besedila pa uporabimo samo za papir, fotografije in navadne PDF.

Vrste dokumentov

Prejeti računi, dobropisi, dobavnice, CMR, carinski dokumenti in bančni izpiski. Za vsako vrsto določimo, katera polja potrebujete in kdo jih potrdi.

Računske kontrole

Seštevki postavk, veljavne stopnje DDV, ujemanje osnove in davka, identifikacijska številka za DDV dobavitelja in poizvedba v sistemu VIES za dobavitelje iz EU. Knjiženje tujih storitev z obrnjeno davčno obveznostjo določite z računovodjo.

Trikratno ujemanje

Račun primerjamo z naročilnico in prevzemnico, bančni izpisek z odprtimi postavkami. Razlike v količini ali ceni gredo k nabavi, ne v knjigo.

Izvoz v knjigovodstvo

Minimax, Pantheon, Metakocka, SAOP, Business Central ali Odoo dobijo zapis z izvirnim dokumentom v prilogi. Arhiv podpira zakonsko hrambo računov, o papirnatih izvirnikih pa odloči vaš računovodja.

Kje se dokumenti obdelujejo

V podatkovnih centrih v EU, s pogodbo o obdelavi s ponudnikom storitve. Uporaba vaših dokumentov za učenje modelov je pogodbeno izključena.

Potek dela

Pred nakupom vidite rezultate na svojih dokumentih, ne na predstavitvenih primerih.

Koliko in česa

Preštejemo, koliko dokumentov posamezne vrste prejmete na mesec, koliko jih je že v XML in koliko minut porabite za enega.

Preizkus na resničnem mesecu

Sistem obdela en vaš pretekli mesec, mi pa rezultat primerjamo z vnosi, ki jih je takrat naredila vaša ekipa.

Prvi dobavitelji v živo

Začnemo z nekaj dobavitelji, ki pošljejo največ dokumentov, povezano z vašim obstoječim potrjevanjem računov.

Postopna razširitev

Ko je delež popravkov majhen, dodajamo dobavitelje in vrste dokumentov, enkrat na mesec pa pregledamo napake.

Prepričanost modela še ni pravilnost. Sistem za prepoznavanje lahko z visoko gotovostjo prebere napačno številko, na primer zamenja 1 in 7 v slabi fotografiji. Zato se ne zanašamo samo na oceno gotovosti, ampak vsak dokument preverimo še računsko: ali se postavke seštejejo v skupni znesek, ali je stopnja DDV veljavna in ali osnova in davek ustrezata drug drugemu. Dokument, ki ne prestane preverjanja, nikoli ne gre naprej brez človeka.

Pogosta vprašanja

Ne. Odpade pretipkavanje, presoja pa ostane pri ljudeh: kam knjižiti strošek, kako obravnavati tuj račun in kaj storiti z razliko pri prevzemu. Računovodja dobi urejene podatke in več časa za to delo.

Sodobni sistemi za prepoznavanje se ne zanašajo na fiksne položaje polj, zato manjše spremembe ne motijo. Če se pri nekem dobavitelju napake nenadoma povečajo, to vidimo v mesečnem pregledu in pravila popravimo.

Da. Fotografija mora biti ostra in prikazovati cel dokument, sicer pošiljatelj dobi prošnjo za novo. Angleške, italijanske, hrvaške in nemške račune sistem dobro prepozna, za vsak jezik pa zapišemo pravila za datume, decimalke in valute.

Vnaprej je ne obljubljamo, ker je odvisna od kakovosti dokumentov. Izmerimo jo na vašem preteklem mesecu, ločeno po dobaviteljih, in jo pokažemo v poročilu. Ročno pisani pripisi, na primer na CMR, vedno gredo k sodelavcu.

Štetje dokumentov in preizkus obračunamo po 50 € na uro + DDV po vnaprejšnji oceni. Za postavitev dobite ločeno ponudbo, uporabnina storitve za prepoznavanje pa je odvisna od količine in je prikazana posebej.

Druge storitve na tem področju

Celotno področje

Storitev Upravljanje matičnih podatkov En sam pravi zapis za vsakega kupca, dobavitelja in artikel ter pravila, ki ga ohranijo čistega Storitev Podatkovno skladišče Ena baza, v kateri se srečajo poslovni program, evidence in preglednice, da poročila nastajajo sama

Zmanjšajmo ročno pretipkavanje

Napišite, katere dokumente in približno koliko jih obdelate na mesec ter v kateri program jih vnašate. S številkami pokažemo, ali se avtomatizacija izplača.

E-pošta
office@apply.si

Delovni čas
Od ponedeljka do petka, 9.00-17.00 (srednjeevropski čas), odgovor v enem delovnem dnevu

Pogovori
Videoklic prek Microsoft Teams ali Google Meet

Strinjam se, da Apply moje podatke obdela za odgovor na to povpraševanje, kot je opisano v obvestilu o varstvu osebnih podatkov