Recimo, da imate spletno trgovino z otroško opremo iz Celja na WooCommerce in dnevno prejmete okoli petdeset naročil. Račune nekdo izdaja ročno v Minimaxu, računovodski servis pa na koncu meseca dobi izvoz v Excelu in iz njega knjiži. Ko vrtec naroči deset previjalnih miz in želi e-račun, ga nekdo sestavi posebej, ker trgovina pozna samo račun v PDF. Stripe nakaže skupni znesek za ves teden, iz katerega nihče ne zna hitro razbrati, katera naročila in provizije so v njem. Vrnjen voziček pa v knjigah sploh ni povezan s prvotno prodajo. S to storitvijo verigo postavimo na novo: ob naročilu se preveri, ali je kupec podjetje ali posameznik, izbere se prava vrsta dokumenta, račun nastane v vašem računovodskem programu, e-račun v standardu eSLOG 2.0 pa odpotuje prek ponudnika izmenjave, s katerim imate pogodbo vi. Pravila knjiženja določite skupaj z računovodjo, mi jih prevedemo v delovni tok. Apply ni ponudnik izmenjave e-računov, ne prodaja davčnih blagajn in ne izdaja digitalnih potrdil; povezujemo le sisteme, ki ste jih izbrali sami, in to v celoti na daljavo.
Najprej odgovorimo na eno vprašanje: kje se račun rodi? V trgovini, v računovodskem programu ali pri ponudniku izmenjave? Od tega so odvisni številčenje, predloge dokumentov in to, kdo ukrepa, ko gre kaj narobe.
Na računovodski strani Minimax, Pantheon, Metakocka, Birokrat, SAOP in Vasco, po potrebi tudi SAP Business One, Microsoft Dynamics 365 Business Central ali Odoo. Na strani prodaje WooCommerce, PrestaShop, Magento, Shopify in CRM, kot sta HubSpot ali Pipedrive. Če ima program uradni API, uporabimo tega, sicer način izmenjave, ki ga program podpira.
E-račun pripravi vaš računovodski program ali naša povezava, pošlje pa ga ponudnik izmenjave, s katerim imate pogodbo. Številko in status dostave vrnemo k naročilu. Če ponudnika zamenjate, prepišemo samo ta sloj.
Ko kupec vpiše identifikacijsko številko za DDV, se podatki preverijo, račun pa se izda kot e-račun ali kot običajen račun, odvisno od tega, kaj podjetje sprejema. Pri fizičnih osebah zberemo vse podatke, ki jih račun potrebuje, in nič več.
Stopnja DDV, enota mere in šifra artikla pridejo iz šifranta v računovodstvu, v trgovini ne vodite drugega seznama. Poštnina, darilno pakiranje in kuponi so na računu izkazani tako, kot želi vaš računovodja: kot posebna vrstica ali kot zmanjšanje zneska.
Ali se posamezniki zbirajo pod enim partnerjem »končni kupci« ali ima vsak svojega? Podjetja in preprodajalci se vedno prenesejo kot ločeni partnerji, da spremljanje rokov plačila in odprtih postavk ostane pravilno.
Skupna nakazila Stripe, PayPal, Bankart ali Monri razdelimo na naročila, vračila in provizije. Odkupnine, ki jih nakaže dostavna služba, se prav tako povežejo z naročili.
Izdanega računa ne brišemo in ne prepisujemo. Kdaj se izda dobropis, kako se knjiži delno vračilo in kateri računi zahtevajo davčno potrjevanje, določi računovodja; mi to pretvorimo v tok, ki ohranja vez med dokumentom in naročilom.
Povezava z Minimaxom ali Metakocko v oblaku je običajno hitrejša od Pantheona, nameščenega na strežniku v podjetju z več skladišči. Natančen časovni načrt dobite po prvem pogovoru.
Kontni načrt, stopnje DDV, partnerji, pravila za vračila in storno, prodaja v druge države EU. Odloča računovodja, mi zapišemo.
Delamo v testnem podjetju računovodskega programa in v testnem dostopu ponudnika izmenjave. Med razvojem v vaše prave knjige ne gre niti en zapis.
Naročila zaključenega meseca prenesemo od začetka do konca in rezultat vrstico za vrstico primerjamo s knjiženjem, ki ga je računovodja takrat opravil ročno.
Prehod postavimo na začetek meseca, stran od rokov za obračun DDV. Ob koncu prvega meseca z računovodjo preverimo, ali se vse ujema.
Kdo dodeli številko računa, trgovina ali računovodski program? Če številke ustvarjata dva sistema hkrati, nastanejo preskoki, podvojeni dokumenti in luknje, ki jih je težko pojasniti. Pravilo naj bo preprosto: številko dodeli en sistem, drugi jo le prebere. Najpogosteje predlagamo, da številči računovodski program, trgovina pa rezultat samo prikaže. O tem se z računovodjo odločite, preden napišemo prvo vrstico kode.
Ne. Apply ni ponudnik izmenjave e-računov, ne izdaja kvalificiranih digitalnih potrdil in ne prodaja davčnih blagajn. Pogodbo s ponudnikom izmenjave sklenete sami, mi pa vašo trgovino in računovodski program povežemo z njegovimi storitvami. Če ponudnika še nimate, lahko skupaj pregledamo tehnične točke, ki so pomembne pri izbiri, predvsem dokumentacijo API in testno okolje.
Napovedana je obveznost izmenjave e-računov med podjetji. Natančen obseg in roke spremljajte pri računovodji in v uradnih virih, saj se podrobnosti lahko še spreminjajo. Če povezavo postavite že zdaj tako, da zna račun poslati v eSLOG 2.0, boste na spremembo pripravljeni brez ponovnega projekta.
Vsaj na začetku da, ker so pravila knjiženja njegova. Večina računovodij je zadovoljna, saj ob koncu meseca namesto prepisovanja preverja in popravlja. Obliko izmenjave in testne datoteke delimo neposredno z vašim računovodskim servisom.
Logiko naročil, DDV, plačil in vračil hranimo v sloju, ki ni odvisen od ciljnega programa. Ob menjavi prepišemo le izhodni del. Kako prenesti pretekla obdobja, odloči računovodja.
Če obstaja preverjen vtičnik, gre večinoma za nastavitve in testiranje. Povezava z zapiranjem plačil in posebnimi pravili za vračila zahteva več dela. Po prvem pogovoru dobite oceno po urni postavki 50 € + DDV ali, če je obseg jasen, ponudbo s fiksno ceno.
Napišite, na čem teče trgovina, kateri računovodski program uporablja vaš računovodja, ali že imate ponudnika izmenjave e-računov, kako kupci plačujejo in koliko naročil imate na mesec. Odgovorimo z načrtom in oceno časa.
Vaše povpraševanje je prispelo
Oglasimo se najpozneje naslednji delovni dan. Če ste prijavili okvaro, zaradi katere ekipa ne more delati, jo pogledamo najprej.
Tega kraja ni na seznamu. Preverite zapis ali izberite najbližje večje mesto. Ker vse delo opravimo na daljavo, je storitev povsod po Sloveniji enaka.
